Jak zmienić agencję nieruchomości i nie stracić klientów oraz ofert?

Kto jest właścicielem oferty — klient, nie agent ani agencja

W Polsce nie funkcjonuje jeden ogólnokrajowy system MLS jak w USA, do którego automatycznie „przypisana” jest oferta. Stroną umowy pośrednictwa jest klient (właściciel nieruchomości) i konkretna agencja, z którą tę umowę podpisał — nie Ty jako agent osobiście. W praktyce oznacza to, że nie możesz po prostu „zabrać” aktywnej oferty do nowej agencji — potrzebna jest decyzja klienta: albo kontynuuje współpracę ze starą agencją (z innym agentem), albo świadomie podpisuje nową umowę z Twoją nową agencją. Dobra wiadomość: jeśli relacja z klientem jest silna, to właśnie klient najczęściej sam decyduje się pójść za konkretnym agentem, a nie zostać przy szyldzie.

Umowa pośrednictwa i klauzula wyłączności — na co zwrócić uwagę

Zanim zaczniesz rozmawiać z klientami o zmianie, sprawdź dokładnie zapisy umów pośrednictwa, które podpisali z obecną agencją — zwłaszcza czy jest to umowa na wyłączność i na jaki okres. Rozwiązanie umowy na wyłączność przed terminem może wiązać się z konsekwencjami określonymi w jej treści. To rozmowa, którą klient powinien odbyć ze swoją obecną agencją (lub z Twoją pomocą, ale świadomie i zgodnie z zapisami umowy) — nie coś, co można pominąć.

Aktywne transakcje w toku — jak bezpiecznie dokończyć

Transakcje rozpoczęte pod umową z poprzednią agencją zwykle powinny zostać przy niej dokończone, a prowizja rozliczona zgodnie z zasadami tej agencji — niezależnie od tego, gdzie formalnie jesteś w dniu zamknięcia. Próba „przeniesienia” transakcji w toku do nowej agencji bez jasnego ustalenia zasad z obu stron to jedno z najczęstszych źródeł sporów przy zmianie biura. Zanim złożysz wypowiedzenie, ustal pisemnie, co dzieje się z każdą transakcją będącą w toku.

Dane klientów, CRM i baza kontaktów

Sprawdź, czy Twoja baza kontaktów i historia relacji z klientami jest prowadzona w narzędziu należącym do agencji, czy w Twoim własnym systemie. Jeśli to system agencji, po odejściu możesz stracić do niego dostęp — dlatego warto od początku współpracy w nowej agencji budować własną, niezależną bazę kontaktów i dokumentację relacji z klientami, której właścicielem jesteś Ty, a nie agencja.

Twoja marka osobista, numer telefonu i profile w social mediach

To jeden z realnych atutów modelu, w którym agent buduje markę osobistą (typowego dla cloud brokerage), a nie działa wyłącznie pod szyldem agencji: numer telefonu, adres e-mail, profile w mediach społecznościowych i Twoja reputacja zostają z Tobą niezależnie od zmiany agencji — pod warunkiem, że od początku były prowadzone jako Twoje, a nie jako zasoby formalnie należące do biura.

Czy obowiązuje mnie zakaz konkurencji po odejściu z agencji?

Zależy wyłącznie od zapisów w Twojej konkretnej umowie z obecną agencją lub biurem — nie ma tu jednej reguły obowiązującej wszystkich agentów w Polsce. Klauzule o zakazie konkurencji, niekontaktowaniu się z klientami agencji przez określony czas czy o poufności bazy danych bywają formułowane różnie. Przed podjęciem decyzji o zmianie warto dokładnie przeczytać umowę, a w razie wątpliwości skonsultować ją z prawnikiem — to nie jest coś, co warto ustalać „na wyczucie”.

Plan bezpiecznego przejścia krok po kroku

Zanim złożysz wypowiedzenie w obecnej agencji, warto w tej kolejności: (1) dokładnie przeczytać swoją umowę pod kątem wyłączności i zakazu konkurencji, (2) spisać listę transakcji w toku i ustalić zasady ich rozliczenia, (3) zabezpieczyć własną bazę kontaktów, o ile jeszcze tego nie zrobiłeś, (4) porozmawiać z nową agencją o tym, jak wygląda proces przejścia od strony formalnej i wsparcia, zanim jeszcze cokolwiek zakomunikujesz obecnemu pracodawcy.

Podsumowanie

Bezpieczna zmiana agencji to kwestia kolejności działań i znajomości zapisów własnej umowy — nie ryzyko, którego trzeba się bać, jeśli podejdzie się do tego metodycznie. Jako sponsor eXp Realty w Poznaniu pomagam agentom zaplanować to przejście krok po kroku, żeby nie stracili ani transakcji w toku, ani relacji z klientami zbudowanych latami.

Treść ma charakter ogólnego poradnika, a nie porady prawnej — zapisy konkretnej umowy pośrednictwa i ewentualny zakaz konkurencji warto zawsze zweryfikować indywidualnie, w razie potrzeby z prawnikiem.